... ses documents

A force d'accumuler les documents et les informations, on peut vite être noyé et se perdre dans ses propres recherches. On travaille sur des archives, alors autant archiver nous-même aussi !
Mettre de l'ordre dans tous ses documents dès le début de ses recherches, c'est la garantie de retrouver ce qu'on cherche à chaque fois qu'on en a besoin. Le faire au fur et à mesure qu'on accumule ses documents, c'est gagner du temps en évitant de devoir rattrapper des jours, des semaines voire des mois de documents entassés n'importe où ou "rangés" n'importe comment. C'est un peu fastidieux, mais... que ferait-on si les archivistes n'avaient pas organisé leurs documents de manière rigoureuse ?!...

Aussi, au plus tôt dans ses recherches, il est utile de réfléchir à la façon dont on va classer ses documents et toutes les informations qu'on va glâner au cours du temps.
Pour les documents papier, on peut faire une pochette par famille, par branche, par lieu géographique, ...
Pour les documents informatiques, on n'hésitera pas à faire des sous-dossiers sur le même mode que les documents papier. Le nommage de ses fichiers est très important, car il pourra permettre de retrouver un fichier par le simple module de recherche dans son explorateur, et de revoir l'acte d'un individu souhaité dès que de besoin. Un sytème de nommage qui pourra être appliqué à tous ses documents sera garant d'une homogénéité au sein de tous ses fichiers, permettant un tri simple et efficace et différenciant les homonymes les uns des autres.
Dans un nom de fichier, on peut par exemple toujours spécifier, dans le même ordre :

  • le nom de l'individu concerné,
  • son prénom,
  • la nature de l'acte, par abréviation (N pour naissance, M pour mariage, ...),
  • la date de l'acte, au format aaaammjj pour permettre un tri croissant,
  • le département,
  • la commune,
  • le lieu où a été trouvé le document (extrait d'une Archive départementale par exemple),
  • la source (la référence du registre : table décennale, registre annuel, ...),
  • la cote du registre,
  • la vue (dans le cas d'un acte en ligne).

Ainsi par exemple, la photo de l'acte de naissance de Pierre DURAND né le 3 juin 1814 à Affoux, dont l'acte a été trouvé sur le site des Archives départementales du Rhône, dans le registre coté NUM-MiEC-3E1234 qui correspond au registre des naissances, mariages et décès de l'année 1814 de la commune d'Affoux, à la vue 12/25 (informations complètement fictives), s'appellera :
DURAND_Pierre_N18140603_69_Affoux_AD69_NMD1814_NUM-MiEC-3E1234_12.jpg
C'est un peu long, mais très efficace quand on triera tous ses fichiers ou qu'on recherchera la source de son acte !

Classer ses documents, c'est perdre un peu de temps au début, mais en gagner tellement par la suite !


Retrouvez tous mes billets du challenge AZ 2014.

Article écrit par Chantal, le 3 juin 2014

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